Tratamiento de datos contenidos en documentos remitidos a SERENUS

El envío voluntario, por medio físico o digital, de cualquier documento que contenga sus datos constituye para SERENUS, la manifestación inequívoca que usted otorgó su AUTORIZACIÓN expresa e informada para el tratamiento de los datos personales allí contenidos por parte de la Compañía. Sus datos personales serán tratados bajo principios de seguridad y confidencialidad aplicables, con el propósito de ser incluidos en nuestras bases de datos. La presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada de acuerdo a la ley.

Derecho de Habeas Data

Constituye el derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda información que, por medio de bases de datos o archivos haya sido recolectada. Este derecho fundamental actualmente se encuentra regulado en: i) artículo 15 de la Constitución Política; ii) Ley 1266 de 2008 (Habeas Data en el escenario financiero); y iii) Ley 1581 de 2012 (Normativa general de protección al derecho de Habeas Data).

Objeto de la Política de Tratamiento de Datos

El contenido de la presente Política tiene como objetivo el desarrollo y defensa del derecho de Habeas Data que ostenta toda persona sobre sus respectivos datos que han sido recolectados, administrados y/o almacenados por la Compañía.

Aplicación y alcance de la Política de Tratamiento de Datos

La presente Política será aplicada en todos los procesos de atención al cliente que realicen los funcionarios de SERENUS, en cumplimiento de su labor profesional y de la actividad comercial que actualmente desarrolla la Compañía. De acuerdo a lo anterior, la Política de Protección de Datos será aplicada cuando: i) la recolección, administración y/o almacenamiento ocurra dentro del territorio colombiano; y/o, ii) el tratamiento de datos haya sido realizado por un agente extranjero y aquel se encuentre sujeto a la normativa colombiana.

Definiciones:

Las expresiones utilizadas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según corresponda:

  1. Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  2. Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  3. Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  4. Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  5. Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  6. Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  7. Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  8. Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  9. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de tratamiento, datos o información que reposa en una Base de Datos y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.
  10. Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  11. Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
  12. Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales serán recolectados por medio de cualquier método que cuente con la respectiva autorización por parte del Titular, concretamente, serán obtenidos por medio de la diligencia de datos realizada en la página web de la compañía, documentos remitidos a SERENUS, encuetas telefónicas o virtuales, entre otros métodos.

La información será recolectada, almacenada, organizada, usada, circulada, transmitida, transferida, actualizada, rectificada, eliminada y gestionada de acuerdo a su naturaleza y las finalidades establecidas en esta Política.

La Compañía accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

  • Adecuada prestación de servicio o del producto adquirido por el Titular.
  • Cumplir obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
  • Procesar y asegurar el seguimiento al cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de SERENUS.
  • Elaborar la facturación correspondiente a los servicios o productos adquiridos por los clientes de la Compañía.
  • Ofrecer productos y/o servicios de las distintas líneas comerciales de la Compañía.
  • Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos ofrecidos por SERENUS en el mercado.
  • Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
  • Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por la Compañía.
  • Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
  • Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
  • Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por SERENUS.
  • Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación, contactarlo, verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargo, así como enviar sus datos a aliados y clientes de la Compañía que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.
  • Análisis de la información de un empleado para identificar y aplicar métodos de mejora para el óptimo manejo del talento humano además de la exposición de dicho talento al público y consumidores.
  • Análisis de la información de posibles proveedores con la finalidad de identificar su idoneidad comercial, financiera e institucional, además de la publicación de las alianzas con las que actualmente cuenta SERENUS en el mercado.

Transferencias y Transmisiones de datos personales

La Compañía transfiere datos de sus clientes y colaboradores a aliados internacionales y nacionales, dentro del desarrollo de sus negocios y el desarrollo de las finalidades señaladas en esta Política.

Derechos que le asisten como Titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SERENUS, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Ser informado por SERENUS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización para tratamiento de datos otorgada a SERENUS, excepto cuando de acuerdo a la ley no sea necesaria dicha autorización; sin perjuicio de lo estipulado en la ley colombiana, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
  • La información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de la persona.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SERENUS.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, mediante solicitud simple por escrito y dirigido a la dirección física o electrónica señaladas en esta “Política de Datos”. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • El Titular tiene el derecho a solicitar a SERENUS la supresión (eliminación) de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SERENUS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: i) la solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; ii) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; y, iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamo

El Área de Protección de Datos de SERENUS, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Los canales para el adecuado suministro de la información son los siguientes:

Solicitud Vía Web: https://seguroserenus.com.co/servicio-al-cliente/

Correo Electrónico:  contactenos@seguroserenus.com.co

Dirección Física: CALLE 74 #11-81 PISO 6

Teléfono: 57 1 4473780 ext 1900

Celular: 3204453025

Para solicitar revisión o retiro de sus datos personales de nuestra base de datos, diligencie el siguiente formulario:

Obligaciones del Responsable del Tratamiento de datos

Señalamos que el Responsable del Tratamiento de datos tendrá las siguientes obligaciones:

  • Dar garantía a los respectivos Titulares del adecuado, pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data por medio de los canales de comunicación e información otorgados por SERENUS.
  • Conservar las autorizaciones otorgadas para el tratamiento de datos cuando consten por escrito.
  • Informar al público sobre la finalidad, modalidad de procedimiento, uso y/o transferibilidad referente al tratamiento de datos junto al texto informativo o “Aviso de Privacidad” utilizado para obtener la autorización respectiva del Titular.
  • Tener la respectiva autorización para el tratamiento de datos que realicen terceros aliados de la Compañía y su respectivo método de retiro de dicho consentimiento.
  • Publicar los derechos que le corresponden a los Titulares de los datos recolectados.
  • Contar con las correspondientes medidas de seguridad para mantener la integridad y autenticidad de los datos sujetos al tratamiento realizado por SERENUS para impedir la adulteración, perdida, consulta y/o uso no autorizado de dicha información.
  • Informar a las autoridades correspondientes cuando existan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Poseer procesos que permitan asegurar la veracidad, integridad, exactitud y actualidad de la información obtenida por el titular y aquella suministrada al respectivo Encargado del Tratamiento.
  • Tramitar los procedimientos para atender la consultas o reclamos formulados por los Titulares.
  • Realizar seguimiento en la adopción y cumplimiento de cualquier instrucción o requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del Encargado de Tratamiento de datos

  • De forma adicional señalamos que los deberes que corresponden al Encargado del Tratamiento pueden corresponder en su mayoría con aquellos en cabeza del Responsable del Tratamiento. En ese orden de ideas, a continuación, están las obligaciones concretas en cabeza del Encargado del Tratamiento:
  • Tener canales que permitan tramitar las actualizaciones de datos e información de los Titulares
  • Evitar la circulación autorizada de información cuando se solicite el respectivo bloqueo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Proteger el acceso a la información y solicitar en los requerimientos realizados por las autoridades judiciales o administrativas los siguientes datos: i) identificación de las funciones que autorizan realizar el requerimiento; y, ii) número de proceso y/o investigación por el cual es realizado el requerimiento de la información.

Procedimientos para la garantía de sus derechos

En cumplimiento de las obligaciones a cargo de SERENUS y en defensa de los derechos que corresponde a los Titulares, cualquier persona podrá acceder a nuestro servicio de atención al cliente en: https://seguroserenus.com.co/servicio-al-cliente/. En caso de que la Compañía no posea información sobre el solicitante de una consulta o reclamo, de forma inmediata, remitirá dicha solicitud al Titular de los datos solicitados con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio para el adecuado manejo de la situación.

A continuación, se exponen los lineamientos para los medios que permiten el adecuado ejercicio de los derechos de los Titulares:

13.1. Consultas

  • Todo Titular o sus respectivos causahabientes podrán consultar, por escrito o verbalmente, la información que repose sobre los Titulares en las Bases de Datos de la Compañía. No obstante, siempre será necesario realizar la adecuada identificación del Titular o los causahabientes según corresponda. La identificación podrá realizarse de la siguiente manera:
  • Adjuntando copia de la cedula al escrito en donde se exprese la respectiva solicitud de información. (Aplicable para el Titular)
  • Respondiendo las preguntas de seguridad correspondientes en caso de tratarse de una consulta vía telefónica. (Aplicable para el Titular)
  • Adjuntando el documento que demuestre la apertura del inicio del proceso de sucesión y copia del documento de identidad del respectivo causahabiente. En caso de tratarse de una solicitud realizada por un apoderado, adicionalmente será necesario la copia autentica de: i) el poder correspondiente; y, ii) el documento de identidad del apoderado. (Aplicable para el Causahabiente)

13.2. Reclamos

Todo Titular o sus respectivos causahabientes podrán solicitar la corrección, actualización o eliminación de la información que repose en la base de datos de SERENUS, de igual forma podrán comunicar su advertencia sobre un tratamiento indebido o incumplimiento de alguna de las obligaciones en cabeza del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos, cualquier modificación sobre la información que repose en las bases de Datos de la Compañía será debidamente comunicada a su respectivo Titular. Para realizar el reclamo o queja será necesario realizar la debida identificación del solicitante de acuerdo a los requerimientos necesarios en los procesos de consultas.

AVISO DE PRIVACIDAD

Nuestra compañía SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. en cumplimiento de los mandatos legales y constitucionales, pone a su disposición el siguiente Aviso de Privacidad para comunicar al público sobre la Política de Protección de Datos que hemos adoptado para el adecuado manejo y tratamiento de los datos e información recolectada por nuestros profesionales.

Canales de comunicación

Nuestra compañía ha adoptado los siguientes medios de comunicación para mantener comunicación con nuestros clientes:

Tipo de CanalDatos de Canal de Comunicación
Correo FísicoCalle 74 #11-81 PISO 6 Bogotá
Solicitud Vía Electrónicahttps://seguroserenus.com.co/servicio-al-cliente/
Correo Electrónicocontactenos@seguroserenus.com.co
Teléfono(57) 1 4473780 ext 1900
Celular(57) 320 4 45 30 25

Manejo de la información

Todo dato o información que ha sido recolectado, organizado, conservado y/o transferido por nuestra compañía ha sido tratado para el adecuado cumplimiento de los fines de cada contrato y, en general, para la adecuada prestación de los servicios de asesoría y satisfacción de necesidades de nuestros clientes tal y como se expone en la Política de Protección de Datos aplicada por SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA.

Finalidades generales

El tratamiento de los datos recolectados por nuestra compañía tendrá las siguientes finalidades:

  • Optimo cumplimiento de las obligaciones contractuales.
  • Manejo de estrategias comerciales y publicitarias para la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.
  • Investigación de mercados y medición de niveles de satisfacción de nuestros clientes.

Referente a los datos obtenidos por aspirantes, empleados o proveedores será utilizada para realizar el perfilamiento del individuo y con la finalidad según corresponda, es decir: i) visualizar las probabilidades de vinculación de dicha persona con nuestra compañía; ii) la identificación de gustos, relaciones y/o necesidades laborales de nuestro equipo de trabajo; y iii) identificar la calidad institucional, financiera y comercial de un potencial proveedor.

Derechos de los Titulares de los datos

Como Titular de los datos recolectados por nuestra compañía le asisten los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar, rectificar y ser informado sobre sus respectivos datos personales.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización para tratamiento de datos otorgada, excepto cuando de acuerdo a la ley no sea necesaria dicha autorización.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo interno.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, mediante solicitud simple por escrito y dirigido a la dirección física o electrónica señaladas en esta “Política de Datos”.
  • El Titular tiene el derecho a solicitar la supresión total o parcial (eliminación) de sus datos personales. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: i) exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; ii) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; iii) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular de los datos, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Cambios en la Política de Tratamiento de Datos o Aviso de Privacidad

Cualquier modificación que se realicen tanto a la Política de Protección de Datos y/o al Aviso de Privacidad será oportunamente informado, vía correo electrónico, a los respectivos titulares de la información tratada en los documentos mencionados.

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