Tratamiento de datos contenidos en documentos remitidos a SERENUS
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, consagra el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o
archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La ley 1581 de 17 de Octubre de 2012 establece las condiciones, mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona
natural. Tanto los literales K) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley; SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA obliga a los responsables y encargados del tratamientos de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y en especial, para la atención de consultas y reclamos. “
OBLIGATORIEDAD
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
Estas políticas, son de obligatorio y escrito cumplimiento por parte de todos los empleados de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. en Colombia, los contratistas y terceros que obran en
nombre de SERENUS ASESORES DE SEGURO LTDA.
Todos los empleados de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se
deberá incluir una cláusula contractual para quienes obren en nombre de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.
CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE IMPORTANCIA
Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este Manual, se requiere tener en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a la información.
Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (Transferencia internacional).
1. Objeto:
El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. en adelante LA COMPAÑIA, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; así como la fijación de los parámetros que permitirán garantizar la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, y rectificar la información que se ha recogido sobre ellas en las bases de datos de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA.
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA tomará todas las medidas necesarias, a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información tratada por LA COMPAÑIA, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por personas no autorizadas, así como para asegurar que el tratamiento dado por LA COMPAÑIA se adecúe a la finalidad establecida por la razón de su recolección.
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. solicitará a los Titulares de la información, autorización para el tratamiento de los datos personales e indicará lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos y la finalidad con la que es recaudado el dato personal.
- Los derechos que le asisten como Titular.
- La información y los canales de comunicación a través de los cuales los Titulares pueden ejercer sus derechos ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento.
- El carácter facultativo que tiene el Titular de dar o no respuesta a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
2. Ámbito de Aplicación.
De conformidad con la Ley 1581 de 2002, la presente política de privacidad y protección de datos personales tendrá como ámbito de aplicación, todos los datos de las personas naturales que se encuentren registrados en las bases de datos que maneje LA COMPAÑIA, o cuyo tratamiento ha sido encargado a esta.
3. Responsables del Tratamiento:
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA, es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos. – Razón Social: SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA – Oficina Principal: Calle 74 11-81 P6 – PBX: (57-1) 44 73 780 – Email: protecciondedatos@seguroserenus.com.co – Página web: https://www.seguroserenus.com.co/
4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas y empleados de la compañía.
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA también podrá:
- Conocer la información del titular en las centrales de información crediticia como, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países de conformidad con la ley 1266 de 2008.
- Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases o archivos o archivos de cualquier entidad pública o privada ya sea nacional o internacional.
4.1.Tratamientos Generales de la información:
– Procesar.
– Confirmar.
– Cumplir.
– Proveer los productos y/o servicios adquiridos directamente o con la participación de terceros.
– Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
– Realizar transacciones.
– Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
– Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
– Recolección.
– Almacenamiento.
– Grabación.
– Uso.
– Circulación.
– Procesamiento.
– Supresión.
– Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los productos y servicios adquiridos.
– Registros contables
– Correspondencia
– Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
4.2. Información de los Accionistas:
– Efectuar el pago de dividendos.
– Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
– Control de la participación accionaria.
– Contactos.
– Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
4.3.Información de los proveedores:
– Para fines comerciales.
– Contabilización.
– Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
– Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
– Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
– Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
– Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
– Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de Grupo del cual forma parte SERENUS ASESORES EN SEGUROS LTDA., para ofrecer productos y servicios.
– Análisis de la información de posibles proveedores con la finalidad de identificar su idoneidad comercial, financiera e institucional, además de la publicación de las alianzas con las que actualmente cuenta SERENUS en el mercado.
4.4. Información de los clientes:
– Para fines comerciales.
– Publicidad y mercadeo.
– Contabilización.
– Procesar y asegurar el seguimiento al cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de SERENUS.
– Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, aseguradoras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. – Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
– Ofrecer productos y/o servicios de las distintas líneas comerciales de la Compañía.
– Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos ofrecidos por SERENUS en el mercado.
– Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
– Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por la Compañía.
– Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
– Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
– Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por SERENUS.
– Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de Grupo del cual forma parte SERENUS ASESORES EN SEGUROS LTDA., para ofrecer productos y servicios.
– Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
– Elaborar la facturación correspondiente a los servicios o productos adquiridos por los clientes de la Compañía.
4.5.Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:
– Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, Fondos de Pensiones y Cesantías, Cajas de Compensación Familiar, etc.).
– En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
– En caso de requerimientos judiciales y legales.
– Contabilización y pago de nómina.
– Reclutar y seleccionar el personal que ocupará las vacantes.
– Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales, legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
– Realizar transacciones.
– Pago de beneficios extralegales.
– Auditorías.
– Análisis estadísticos.
– Capacitación y formación.
– Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.
– Análisis de la información de un empleado para identificar y aplicar métodos de mejora para el óptimo manejo del talento humano además de la exposición de dicho talento al público y consumidores.
– Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación, contactarlo, verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargo, así como enviar sus datos a aliados y clientes de la Compañía que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.
5. Vigencia:
Las bases de datos anteriormente mencionadas estarán vigentes durante el tiempo que dure la relación comercial o laboral, según sea el caso; más 10 años adicionales en los que la información se conservará en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas con LA COMPAÑIA
6. Derechos del Titular:
El titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados almacenados o utilizados por el Responsable del tratamiento. El titular tendrá los siguientes derechos.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar la información veraz.
b) Ser informado previa solicitud dirigida del Responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
7. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:
7.1.Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA. La consulta deberá ser formulada por el medio escrito, bien sea mediante comunicación escrita a SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., a la Calle 74 11-81 P6, en la ciudad de Bogotá o enviada al correo electrónico protecciondedatos@seguroserenus.com.co. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamo
El Área de Protección de Datos de SERENUS, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Los canales para el adecuado suministro de la información son los siguientes:
Solicitud Vía Web: https://seguroserenus.com.co/servicio-al-cliente/
Correo Electrónico: contactenos@seguroserenus.com.co
Dirección Física: CALLE 74 #11-81 PISO 6
Teléfono: 57 1 4473780 ext 1900
Celular: 3204453025
7.2.Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
– El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Departamento de Protección de Datos, en la siguiente dirección: Calle 74 11-81 P6, en la ciudad de Bogotá o enviada al correo electrónico protecciondedatos@seguroserenus.com.co, la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA.
8. Datos recolectados mediante formulario web.
Que mediante la página web www.seguroserenus.com.co SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., tiene disponible un formulario de contacto, el cual tiene como finalidad obtener la información de contacto de los potenciales clientes que se encuentren interesados en contactarnos; motivo por el cual, para efectos de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, se entenderá que con el diligenciamiento y envío de dicho formulario, el Titular de la información otorga autorización expresa mediante conducta inequívoca a SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., para el tratamiento de sus datos.
9. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013:
Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., tiene a disposición de los titulares, en sus oficinas las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, que se encuentran publicadas en la cartelera informativa de la empresa y en la página web www.seguroserenus.com.co. Así mismo, se darán a conocer estas políticas, a cada uno de los titulares de la información, al correo electrónico correspondiente, registrado en nuestras bases de datos, lo cual se realizará a través de nuestro canal Si en el término de treinta (30) días después de la envío del correspondiente correo electrónico, contentivo de las Políticas de Tratamiento para los Datos Personales, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a autorización de sus datos personales, SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.
10. Modificaciones a las políticas de privacidad:
SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios. Estas modificaciones estarán disponibles al público en las oficinas de SERENUS ASESORES DE SEGUROS LTDA., Calle 74 11-81 P6, teléfono 4473780, E-mail: protecciondedatos@seguroserenus.com.co así como en la página web https://www.seguroserenus.com.co.
12. Vigencia:
Esta Política General de Privacidad modifica la publicada la anteriormente publicada y se publica el día 12 de noviembre de 2020. Fecha última de actualización: 15 octubre de 2020
11. Aceptación:
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.